發佈日期 : 2020/07/24

專案經理雜誌專訪:導入商業分析發掘數據新價值


「一所大學有多少學生?」這個外人眼中看似簡單的問題,在校園各處室間卻是一大難題。製造繪圖卡起家的台灣企業麗臺科技,熬過SARS、金融海嘯……等挑戰,深知電子製造業在經營上可能面臨的難關,2011年成立大數據團隊,將商業分析概念導入校園,扮演各處室間的溝通、整合角色,替學校分析學生學習成效,更找出隱藏在數據背後的價值,成功轉型顧問團隊。

麗臺科技是國內知名的顯示卡製造業者,但顯示卡和市場現貨價格聯動大,一旦資金困難、產能過剩卻無法處理,恐造成嚴重虧損,但備貨不足臨時要叫貨,又可能面臨成本提高窘境。麗臺科技大數據團隊總經理莊宸銘說,他們在10多年前導入大數據概念的「企業資源規劃」(ERP)系統,統整過去多年蒐集下來的生產、製造、銷售……等數據資料並進行分析,在工廠備料、供應、上下流串接上做更有效的應用。

「早在多年前,外界就知道台灣製造業已經步入黃昏,沒有未來。」莊宸銘坦言,當時許多製造業工廠紛紛外移,尋求更低人力成本的生存之道,他們秉持根留台灣理念,力拼在夕陽中轉型找尋新的出路。

夕陽中找出路 看見大數據商機

看準醫療資訊化商機,麗臺在既有業務外,同時投入自有品牌健康醫療設備、雲端辦公室產品……等,這些利基市場的產品擁有較高的技術門檻與毛利保障,但既然同樣是硬體,勢必會面臨和過去相同的問題,即物料控管風險大而投入資金高。

正巧2009~2011年美國科技大佬倡議推動「大數據(Big Date)」概念,認為在網際網路、物聯網、雲計算基礎上,針對大量儲存的數據資源進行價值提煉、處理,可轉換為企業的洞察力,在企業間引發熱議,也讓莊宸銘看見「未來將是一個用軟體堆砌出的世界」。

「既然各個企業營運時都得仰賴管理軟體,又能搭上大數據熱潮,做軟體和服務或許是門好生意。」他心想,做軟體不僅毛利高、硬體設備需求少,更多的是人力投入,因此在盧董事長的支持下,麗臺2011年成立大數據團隊,最初只靠3個人撐起所有的業務、研發跟其他行政事務。

軟體、大數據的方向雖然已訂出,但該靠什麼產品獲利,仍是難題一道。莊宸銘說,正因團隊成員角色不同、思考的重心也大不相同,業務最關心的產品賣不賣得掉、能否賣得久,研發更在意什麼產品好做,讓溝通陷入瓶頸,歷經一番討論取捨,團隊總算凝聚出2大共識,一是產品必須在研發能力所及的範圍,二是產品必須能賣上3~5年、成為團隊的業務核心,他們跨足軟體界的第一步,便是成為軟體代理商、替企業建置大數據軟體。

3難關:資金、信任、成效量化難

團隊發現,當時的企業雖然大多已建置資訊化系統,但生產管理、訂單管理、會員管理系統間,往往是獨立運作、互不串聯,一旦出現客訴或其他問題時才由人力介入溝通,無法立即回饋到生產端,甚至出現疏漏而不自知,影響企業形象及運作,成一大隱憂。

另一方面,仰賴人力的溝通勢必會面臨傳承問題,只要擔任「橋樑」的員工離職,後續接手者恐對過去發生的事情一知半解,整個作業將出現斷層。

莊宸銘說,團隊的初衷是希望替企業架設資料整合平台,提供單一資料入口,將營運、行銷、生產及業務……等資料彙整在同一個資料倉儲內,方便後續統合運用,同時將各個系統的內容進行串聯,減少軟體系統重複投資的浪費以及杜絕各系統間的資料斷層問題。

然而,看似完善的計畫,到了推動時卻面臨三大瓶頸。莊宸銘說,根據調查,全台多達90%企業都喊著要做大數據,實際卻是「叫好不叫座」,多數企業主認知的大數據僅限在企業現有系統上進行極小幅度調整;反之,僅有不到10%企業願意掏錢對企業整體運作進行全盤的檢討,並充分利用已存在、檢討後新蒐集到的資訊及資料科學導入後的洞見來提升效率,另因每個專案預算規模至少數百萬起跳,在台灣以中小企業為主的環境中,更難找到願意投入資金的企業。

除了資金,資安是另一大難題。莊宸銘表示,當時的企業對於「雲端」概念不如現在成熟,對於資安的公信力認證也在近年慢慢發展健全,所以一聽到要把營運資料通通放到雲端,總感到不放心;此外,藉由大數據串聯各系統雖能在營運面上獲得立即明顯的成效,但這項成果不見得可透過數字量化,也不一定能帶來立即的銷售額提高或成本降低,使企業主對於導入大數據方案的效益充滿疑慮,讓轉型的道路走起來更加曲折。

一選課系統就塞爆 大數據來幫忙

歷經四處碰壁的苦熬階段,莊宸銘心想,既然小企業資金不足、難以推動,最直接的方式就是做出市場區隔,朝大公司、公部門、學校下手,這類企業大多實施以預算為主的執行方式,只要認定對客戶、學生有幫助,就會擬定計畫、一步步執行。

在一次會議中,團隊聽聞一所大學校長談到校務營運的困境,每學期適逢學生選課時期,單單查個課名,蜂擁的流量總會瞬間塞爆校園系統,團隊成員靈機一動,驚覺「大數據或許能在校務系統中幫上忙」,這所大學也成了大數據團隊的首名合作客戶。

莊宸銘回憶,最初團隊為了解決該所大學面臨的資料搜尋問題,第一階段以設置搜尋平台為目標,打造校園內部的知識庫,裡面不只有課程資訊,也有學務、教務……等各系統的資料,為未來加值運用打下基礎。

「匯入資料」這個看似簡單的動作,卻讓團隊卡關將近2個月。莊宸銘說,正因校園中各個體系多年來都各自運作,存有的資料除了有大量重複性,其中又藏了不少「眉角」,其中最令他印象深刻的就是「學校的在學人數」,明明是一所校園最基本的問題,但每個處室提供的人數竟沒一個相同,但知識庫中卻只能有一種資料來源。

「以往在校園各處室之間,信任是很大的問題。」莊宸銘苦笑說,正因所有人都認定自己手上的資料才是對的,因此一開始光是輸入資料就花了將近半年,令團隊相當挫折,客戶也會質疑這麼做究竟有沒有意義,畢竟一學期才幾個月,光是輸入資料就要花這麼長時間,「當時我自己也懷疑,是不是哪裡搞錯了」。

看見需求 商業分析解決困境

團隊一再邀集各處室開會、釐清,奔波於各處室間溝通,總算找到癥結所在,也梳理出每個處室對於不同資料的重視重點及邏輯。

原來,不同單位在看待同樣資料時,往往有自己一套邏輯或在意的時間點,譬如有些部分處室認為夜間部、研究所的學生不算在校學生,但有部分處室認為算,本學期休學的學生是否要納入學生人數,也是一大爭議點;而教務處為了配合教育部規定,每年4月及10月中旬需提供該學期的學生人數,因此那一天的學生人數對他們來說格外重要。

另外,像是學生的手機、住址也有多種版本,莊宸銘說,可能學生在學時期、畢業後用的手機或住的地方不同,也可能是某個時間點向某處室申請更動,但真到要聯繫時,卻沒人知道哪個才是正確的,這些都是各處室系統各自為政,衍生出的問題;就連學生在升學時想調閱過去在校期間做過的服務或成績紀錄,也得把每個處室都跑過一輪,一旦有經辦離職,很多過去的事情都陷入「不可考」的窘境。

搞清楚各處室邏輯後,團隊歷經一再調整,總算將每次資料匯入時間縮短至一週、甚至幾個小時就能完成,而且也能在單一數據資料前提下,針對各處所邏輯、關注重點提供他們想要的數據。

搜尋平台上線之初,校務人員對於新系統提供的數據仍抱持存疑,持續磨合約一年後,才漸漸願意接納、信任這套系統。

主動出擊 發掘隱藏價值

資料都統整到平台後,校務人員究竟要用這些資料做什麼呢?莊宸銘發現,即便有了搜尋平台,校務人員找到需要的資料後,仍得輸出成另一個檔案,再做進一步分析使用,因此團隊隨即系統內增設分析的功能,校務人員取得資料後可直接分析,後來甚至進展到只要只要輸入學生的資料,就會自動產出學生的學習成效分析。

不只如此,系統更主動替學校找出可用的資料,例如:預測未來5~10年招生狀況、預測怎樣的招生策略能留下學生,還能對於衝高評鑑、國際排名提出建議,至今已和40多所大學合作。

有了和學校合作的經驗,去年起他們更將資料平台的觀念導入醫院,著手替醫院整合各單位的病歷,不僅加入病患自己在家量測的血壓……等生理監測數值,也整合跨院的就醫資料。

如今,麗臺大數據團隊已從3人擴增至20人,他們不再只是販賣軟體的供應商,而是發展為教育、醫療顧問團隊,「我們可以和學校、醫院坐下來,從營運細節、病歷欄位談到物聯網(IoT)設備……等細節,無所不談」,他們不但深知這些資料的意義,還能反過來告訴客戶如何使用、有什麼價值,開拓一片新藍海。